Wanneer je een nieuwe opdracht hebt gekregen, zijn er twee manieren om deze in het systeem aan te maken. Je kunt dit doen via het tabblad Nieuwe opdracht, maar het is ook mogelijk om de opdracht direct vanuit de relatiekaart aan te maken en meteen in te plannen.
Hieronder leggen wij in het kort uit hoe je een;
- Nieuwe opdracht via tabblad nieuwe opdracht
- Nieuwe opdracht via de relatiekaart
- Opdrachtenbon instellen
- Opdracht zelf markeren tot uitgevoerd
- Opdracht instellen op automatisch uitgevoerd
Tabblad nieuwe opdracht
Open het tabblad Nieuwe opdracht → Relatie zoeken → Dubbel klikken op relatie → Je bent in de opdracht bon.
Relatie nieuwe opdracht
Open het tabblad Relatie → Kies de juiste relatie of maak een relatie aan → Acties → Opdracht toevoegen.
Opdracht bon instellen
- Opdracht bon → Vul de geplande datum in → Werk omschrijving volgens planning invullen → Verwachte tijdsduur → Eventueel veiligheid /instructie , extra werk en of notities toevoegen.
- Adres → keuze kan worden ingesteld bij meerdere adressen van een klant/bedrijf.
- Notificatiedient (opdracht gerelateerde notificatie dienst instelling)
- Referentie (zo nodig een referentie nummer in te vullen)
- Het systeem vult automatisch een duur totaal in wanneer deze is ingesteld bij instellingen deze is handmatig aanpasbaar bij de werkomschrijving.
- Details → aanduidingen, automatische uitvoeren
- Facturatie → deze gegevens vullen zich aan de hand van de factuur regels in de volgende stappen.
Wil je gebruik maken van Batsch facturatie vul deze dan in.
- Werkomschrijving volgens planning → Vul de werkomschrijving in en pas zo nodig de tijdsduur nog aan.
- Extra werk éénmalig → Hier kan je een éénmalige klus extra toevoegen → Vul de tijdsduur in.
- Veiligheid instructies → Geef een veiligheid of instructie mee voor jouw werknemers.
- Hulpmiddelen → Koppel eventueel een medewerker wie de opdracht gaat uitvoeren en koppel, voertuig, hoogwerker of materiaal aan de opdracht.
- Opdracht factuurregels → De eerste regel word standaard aangevuld met de tekst uit het veld 'werkomschrijving' deze hoef je hierdoor niet nog extra in te vullen.
Vul hier zo nodig de extra factuur regels aan in die bij de opdracht horen.
Om extra factuur regels te maken ( + regel toevoegen )
Vul de juiste bedragen en btw tariefen aan.
- Opslaan → nu krijg je de vraag planning instellen ja/nee.
Nee → De gegevens worden opgeslagen met een éénmalige opdracht.
ja → Je gaat direct naar planning instellen en stelt de planning in.
- Planning wijzigen → Ter allertijden mogelijk om de planning te wijzigen (mits hij niet als uitgevoerd is aangevinkt)
Opdrachten markeren als uitgevoerd
Wanneer je in Plan&Wash een opdracht aanmaakt, moet deze na het uitvoeren van het werk worden gemarkeerd als uitgevoerd. Dit kan direct in de app worden gedaan, maar ook achteraf in de desktopversie van het systeem.
Zodra een opdracht is gemarkeerd als uitgevoerd, kleurt deze groen en staat hij klaar om eventueel gefactureerd te worden. Op deze manier heb je altijd duidelijk inzicht in de planning en zie je welke opdrachten nog moeten worden uitgevoerd, welke achterstallig zijn en welke al zijn afgerond.
Automatisch uitgevoerd
Je hebt ook de mogelijkheid om een opdracht aan te maken met de instelling Automatisch uitgevoerd. Wanneer je deze instelling gebruikt, wordt de opdracht aan het einde van de werkdag automatisch door het systeem omgezet naar uitgevoerd.
Hiervoor moet de sluitingstijd van het bedrijf worden ingesteld bij Beheer. Op basis van deze tijd weet het systeem wanneer de automatische omzetting moet plaatsvinden.
Tip:
Wanneer de werkzaamheden toch niet zijn uitgevoerd door bijvoorbeeld een feestdag of ziekte dien je er zelf zorg voor te dragen dat de opdracht van deze specifieke dag/datum handmatig wordt verwijderd.