Wanneer je start met factureren vanuit Plan&Was is het belangrijk dat de facturatie‑instellingen juist zijn ingesteld. Een essentieel onderdeel hiervan is de factuurnummerreeks.
Het systeem nummerert de facturen automatisch door. Standaard staat de factuurnummerreeks bij oplevering ingesteld op een nummer dat begint met het huidige jaartal, bijvoorbeeld 27000. Deze reeks kan handmatig worden aangepast wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld wanneer je eerder via een ander systeem hebt gefactureerd. Zo kun je de nummering laten aansluiten op de reeks waarmee je in het oude systeem bent geëindigd.
Hieronder lichten we toe hoe de nummering binnen het systeem wordt verwerkt en wat belangrijk is om te weten voordat je begint met factureren.
- Factuur in concept
- Factuurnummer automatisch herstellen
- Verwijderen concept factuur
Factuur in concept
Wanneer er een factuur wordt aangemaakt in het systeem, staat deze standaard eerst in concept. Deze conceptfactuur krijgt direct een factuurnummer toegewezen.
Na het verwerken en versturen van de factuur wordt het gegenereerde factuurnummer definitief gekoppeld. Vanaf dat moment is het nummer niet meer te wijzigen.
Wanneer je een conceptfactuur verwijdert, komt het toegewezen nummer direct weer vrij. Dit nummer wordt vervolgens opnieuw gebruikt bij de eerstvolgende factuur die wordt klaargezet.
factuurnummer automatisch herstellen
Het is belangrijk dat de factuurnummerreeks niet wordt onderbroken. Wanneer de reeks toch een gat krijgt, kan dit problemen veroorzaken in de administratie of bij het herkennen van facturen.
Door het automatisch herstellen te activeren in de facturatie‑instellingen vult het systeem de reeks direct weer aan met het eerstvolgende factuurnummer zodra er een nieuwe factuur wordt aangemaakt. Hiermee blijft de nummering netjes doorlopend en voorkom je dat er factuurnummers worden overgeslagen.
Verwijderen concept factuur
Wanneer je een conceptfactuur verwijdert, krijg je direct een melding waarin wordt aangegeven dat de factuurnummerreeks is gewijzigd naar het eerstvolgende beschikbare nummer. Het systeem vult deze reeks automatisch weer aan zodra er een nieuwe factuur wordt aangemaakt.
Wil je niet dat de factuurnummerreeks een sprong terug maakt na het verwijderen van een conceptfactuur, dan dien je de reeks handmatig te herstellen. Deze handeling voer je uit voordat je de eerstvolgende factuur klaarzet.
Via de pagina Instellingen kun je de factuurnummerreeks zelf aanpassen en terugzetten op het hoogste, laatst gebruikte factuurnummer. Hiermee zorg je ervoor dat de nummering direct doorloopt en de reeks niet terugvalt naar nummers die eerder zijn verwijderd.
(Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als de concept facturen al maanden oud zijn geweest)
Let op:
Wanneer je de factuurnummerreeks handmatig aanpast, zorg je er zelf voor dat de reeks niet meer volledig opeenvolgend is. Dit kan gevolgen hebben voor je administratie. Het is daarom verstandig om dit te melden bij je boekhouder, zodat duidelijk is waarom de factuurnummering niet meer doorloopt.
