Plan&Was kan worden gekoppeld met de meest gebruikte boekhoudprogramma’s, mits deze beschikken over een import- of API‑mogelijkheid voor debiteurenstamgegevens en verkoopfacturen. Voor deze boekhoudpakketten biedt Plan&Was een automatische koppeling, zodat geboekte facturen eenvoudig kunnen worden ingelezen in jouw financiële administratie.
Wanneer je gebruikmaakt van de koppeling, kun je de knop facturen vereffenen gebruiken. Vanuit de Plan&Was‑omgeving wordt er gecommuniceerd met het boekhoudpakket om te controleren of facturen reeds zijn betaald. Wanneer een betaling is ontvangen, zet het systeem de status van de factuur automatisch om van verstuurd naar betaald.
Hierdoor blijft het overzicht van openstaande posten altijd actueel en hoef je betalingen niet handmatig bij te werken.
Wij lichten hieronder toe hoe de vereffening kan worden uitgevoerd en waar je de notities kunt opvolgen.
Vereffenen knop gebruiken
De vereffening dien je zelf te activeren op een moment dat jou het beste schikt. Alleen facturen met de status verstuurd worden meegenomen in de vereffening.
Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om dit éénmaal per week of éénmaal per maand te doen. Tijdens de vereffening communiceert het Plan&Was‑systeem met het gekoppelde boekhoudpakket. Wanneer betalingen zijn ontvangen, wordt deze informatie automatisch teruggekoppeld naar Plan&Was. Het systeem werkt vervolgens de status van de facturen bij, zodat duidelijk is welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan.
Ga naar het tabblad Facturen → Stel de gewenste selectie in (datum, status, relatie enz.) → Maak gebruik van de Alles selecteren knop of vink de facturen handmatig aan → ga naar selectie → Druk op de knop Vereffen betalingen.... → De vereffening gaat van start.
Vereffen altijd alleen de openstaande facturen en houd daarbij rekening met de verzenddatum. Hiermee voorkom je dat facturen worden vereffend die nog maar net zijn verzonden of die al zijn voldaan. Door alleen de juiste facturen te selecteren, blijft het proces efficiënt en wordt het ingestelde limiet van het boekhoudpakket niet onnodig belast.
Het vereffeningsproces kan enige tijd duren, afhankelijk van het aantal geselecteerde facturen. Je kunt tijdens het vereffenen gewoon andere werkzaamheden uitvoeren; het proces loopt op de achtergrond door. Zodra de vereffening is afgerond, zijn de statussen bijgewerkt en kun je de notities en meldingen bekijken om te zien welke facturen succesvol zijn vereffend en of er bijzonderheden zijn.
Wanneer de facturen zijn betaald word de status verstuurd automatisch omgezet naar betaald.
Ook zal het resterend bedrag worden omgezet naar € 0,00
Tip:
Wacht niet te lang met het uitvoeren van de vereffening. Binnen de gekoppelde boekhoudpakketten is namelijk een limiet ingesteld voor het aantal facturen dat per uur, per minuut en per dag mag worden vereffend. Wanneer dit limiet wordt bereikt, worden de facturen automatisch in de wacht gezet totdat er weer ruimte is om een nieuwe vereffening uit te voeren.
Wanneer je in één keer een groot aantal facturen wilt vereffenen, kan dit daardoor leiden tot langere wachttijden. Door regelmatig te vereffenen, bijvoorbeeld wekelijks of dagelijks, voorkom je dat er grote aantallen tegelijk verwerkt moeten worden en blijft het proces soepel verlopen.
Status & Notitie intern (Opnieuw synchroniseren)
Wanneer je een factuur opent kan je de status inzien van de gegevens die tussen het Plan&Was systeem en het boekhoud pakket zijn gecommuniceerd.
In het onderstaande voorbeeld kan je zien dat er meerdere malen gegevens zijn uitgewisseld tussen beiden systemen.
Tevens vind je onder delen de knop Synch.(opnieuw) met .......
Middels deze knop is het mogelijk om deze specifieke factuur opnieuw met het boekhoud pakket te synchroniseren.
