Als je de uitgevoerde werkzaamheden tegelijkertijd wilt factureren, kun je de functie batch‑facturatie gebruiken. Bij het uitvoeren van een batch‑facturatie worden binnen de gefilterde periode alle uitgevoerde en nog niet gefactureerde opdrachten geselecteerd. Deze opdrachten worden vervolgens per relatie op één factuur geplaatst.
Met de opties werkomschrijving op factuur en plaats/adres op factuurregel wordt bij het aanmaken van de factuurregel automatisch de omschrijving van de werkzaamheden en/of het adres toegevoegd. Hierdoor krijgt de klant een duidelijke specificatie van de uitgevoerde opdrachten.
Voordat een batch‑factuur kan worden uitgevoerd, moet de optie batch‑facturatie zijn ingeschakeld op de opdrachtbon.
Hieronder leggen we in het kort uit via welke stappen de batch‑facturatie kan worden ingesteld en uitgevoerd.
- Bach facturatie inschakelen
- Batch uitvoeren
- Batch instelling mogelijkheden
1. Bach-facturatie inschakelen bij opdrachten
Wanneer je een nieuwe opdracht aanmaakt in het systeem, kun je direct op de opdrachtbon aangeven of je batch‑facturatie wilt inschakelen. Deze instelling vind je rechts op de opdrachtbon bij het onderdeel Opdrachtbon planning.
Wanneer de opdracht nog niet is uitgevoerd, kun je deze instelling ook achteraf toepassen. Open hiervoor de opdracht opnieuw, pas de instelling aan en sla de wijziging op.
Hierbij zijn de verschillende mogelijkheden:
- Geen batch-facturatie
- Standaard
- Per week
- Per 2, 3,4 weken
- Per maand
- Per 2,3,4,5,6 maanden
- Per jaar
Maak een nieuwe opdracht aan of heropen een eerder ingestelde opdracht → Opdracht bon Planning → Batch-facturatie (planning) → Instellen → Opslaan
2. Batch-facturatie uitvoeren
Wanneer alle instellingen op de opdracht bon zijn uitgevoerd kan je vervolgens de batch gaan uitvoeren. Op de pagina facturen vind je de knop batch- facturatie rechts boven bij acties.
Ga naar het tabblad facturen → Acties → Batch-facturatie → Stel de juiste gegevens in → Batch uitvoeren → Systeem geeft aan dat de factuur is aangemaakt.
De factuur staat vervolgens klaar in concept → Open deze zo nodig en controleer de factuur (opslaan na een aanpassing) → Verwerk en versturen.
Je kunt de factuur ook direct verwerken en verzenden door deze te selecteren en direct op de verwerk en verzend knop te drukken.
3. Batch-facturatie instellingen
Hier onder vind je het voorbeeld van de instellingen bij het uitvoeren van een batch-facturatie.
- Factuur instellingen
- Factuur datum
- Relatie Filter
- Alle relaties
- Particulieren
- bedrijven
- Winkel
- Opdrachten filter
- Standaard
- Selecteer de juiste periode
- Datum periode selectie invoeren
- Werkomschrijving op de factuurregel (aan of uit zetten)
- Plaats/ adres op factuurregel (aan of uit zetten)