Wanneer een opdracht is gemarkeerd als uitgevoerd, staat deze in het groen. Dit betekent dat de opdracht klaar is om eventueel te worden gefactureerd.
Staat een opdracht nog niet op groen en wil je deze alsnog als uitgevoerd markeren, dan kun je dit doen via de rechter muisknop. Vanuit de opdrachtenlijst kun je er vervolgens voor kiezen om direct een factuur aan te maken via het actiepaneel. Daarnaast is het mogelijk om meerdere opdrachten tegelijk te factureren, maar dit kan ook per opdracht worden uitgevoerd.
Per relatie wordt altijd één factuur aangemaakt met daarop de geselecteerde opdrachten. Wanneer er meerdere opdrachten voor dezelfde relatie zijn uitgevoerd, wordt automatisch een verzamelfactuur aangemaakt.
De aangemaakte facturen kun je terugvinden bij het tabblad Facturen, waar je ze verder kunt verwerken.
We leggen hieronder uit;
- Per opdracht factureren
- Meerdere opdrachten tegelijk factureren
Per opdracht factureren
Het is mogelijk om opdrachten afzonderlijk te factureren. Selecteer hiervoor de gewenste opdracht en gebruik vervolgens via het Actiepaneel of via Acties het euro‑icoon (Facturen verzamelen). Het systeem zet direct een factuur in concept klaar, zodat je deze kunt controleren, aanpassen en daarna verwerken en versturen.
Je kunt er ook voor kiezen om een opdracht te openen en direct te kiezen voor Factuur aanmaken. Het systeem zet dan meteen een factuur in concept klaar. Deze conceptfactuur kun je vervolgens controleren, aanpassen en daarna verwerken en versturen.
Deze werkwijze is handig wanneer je tijdens het bekijken van een opdracht direct wilt factureren, zonder eerst terug te gaan naar de opdrachtenlijst.
Factuur herkennen
Na het uitvoeren van de bovenstaande stappen verschijnt achter de opdracht het €‑teken. Klik op het €‑teken om de factuur te openen. Controleer vervolgens alle gegevens, sla de factuur op en kies daarna voor Verwerk en verstuur.
Meerdere opdrachten tegelijk factureren
Om meerdere opdrachten in één keer te factureren kun je gebruikmaken van de selectiemodus, of je vinkt handmatig de juiste opdrachten aan. Daarna kun je via het Actiepaneel of via Selectie de facturen klaarzetten.
Wanneer de geselecteerde opdrachten worden verwerkt en verstuurd, stelt het systeem automatisch de factuur op en maakt deze klaar voor verzending. Vervolgens worden de facturen door het systeem verzonden en ontvangt de relatie een e‑mail met de vooraf ingestelde template en als bijlage een pdf van de factuur.
Wanneer is ingesteld dat de opdrachtbon moet worden meegestuurd, ontvangt de relatie deze eveneens als bijlage of gekoppeld aan de factuur.
Tip:
Wanneer een klant binnen de selectie meerdere opdrachten heeft staan, worden deze automatisch samengevoegd op één factuur. Het systeem plaatst alle geselecteerde opdrachten voor dezelfde relatie op een verzamelfactuur, zodat de klant één overzichtelijke factuur ontvangt in plaats van meerdere losse facturen.
Dit werkt zowel bij handmatig aangevinkte opdrachten als bij het gebruik van de selectiemodus.
Ga naar het tabblad opdrachten → Hier zie je het overzicht van alle opdrachten → Markeer zo nodig nog opdrachten als uitgevoerd (rechter muisknop) → Selecteer de opdrachten die gefactureerd dienen te worden → Gebruik het actiepaneel → Facturen verzamelen → De facturen worden nu klaar gezet in ontwerp → Ga vervolgens naar het tabblad facturen.
Nadat de facturen zijn verzameld ga je naar het tabblad Facturen.
De facturen staan klaar in concept en je kunt ze nu per stuk of per selectie versturen.
- Per stuk (controleer of alle gegevens goed staan en drukt daarna op verwerken en versturen)
- Open de factuur door er op te klikken
- Per selectie selecteert de facturen die je in éénmaal wilt versturen)
- Klik na selectie op verwerken en versturen
- Klik na selectie op verwerken en versturen